Poznaj proces
Przed przygotowaniem procedury warto opisać drogę decyzji: kto otrzymuje informacje, kto je weryfikuje i kto odpowiada za dalsze działania.
Przypisz odpowiedzialność
Praktyczna dokumentacja wskazuje osoby odpowiedzialne, sposób eskalacji wątpliwości i miejsce przechowywania informacji. Jej przydatność zależy od możliwości zastosowania w codziennej pracy.
Wracaj do założeń
Zmiana modelu działalności, rynku lub partnerów może wymagać ponownego przyjrzenia się procedurom. Dokumentacja powinna być oceniana w kontekście rzeczywistych procesów.
Dokument powinien prowadzić do działania
Procedura staje się użyteczna, gdy pracownik potrafi na jej podstawie odpowiedzieć na konkretne pytania: co sprawdzić, jak zapisać wynik, komu przekazać wątpliwość i kto podejmuje decyzję. Dobrą metodą przeglądu jest przejście przez rzeczywisty lub przykładowy przypadek obsługi klienta, od pierwszego kontaktu do zamknięcia sprawy.
Jeżeli na którymś etapie nie wiadomo, kto ma wykonać czynność albo gdzie znajduje się potrzebna informacja, warto poprawić zarówno dokument, jak i proces. Sam podpis pod procedurą nie wyjaśnia sposobu jej stosowania.
AML: najpierw właściwy zakres obowiązków
Art. 50 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu dotyczy instytucji obowiązanych. Przewiduje wewnętrzną procedurę dostosowaną do charakteru, rodzaju i rozmiaru działalności, jej bieżącą weryfikację oraz aktualizację w razie potrzeby. Nie oznacza to, że każdy przedsiębiorca jest instytucją obowiązaną — ten status wymaga odrębnego ustalenia.
Materiał ma charakter ogólny i nie stanowi porady dotyczącej konkretnej sprawy.
Wszystkie publikacje